Чтобы осветить тему ЭЦП максимально полезно для пользователей системы ЭТРАН, мы пригласили их интерактивному общению и попросили задать важные для них вопросы.

В сентябре 2007 года система ЭТРАН, разработанная компанией «ИнтэлЛекс», отметила пятый день рождения и внедрения на сети ОАО «РЖД». За это время система прошла путь от системы, обеспечивающей документооборот, до полноценного инструмента управления железнодорожными перевозками. Реализован первый опыт внедрения в промышленную эксплуатацию механизма электронной цифровой подписи (ЭЦП) в системе ЭТРАН с оформлением юридически значимых документов с клиентами.

Чтобы осветить тему ЭЦП максимально полезно для пользователей системы ЭТРАН, мы пригласили их интерактивному общению и попросили задать важные для них вопросы.

В чём смысл ЭЦП?

Смирнов Андрей, ЗАО «Альянстрансойл»

Основной смысл внедрения электронной цифровой подписи (ЭЦП) в системе ЭТРАН в том, чтобы исключить бумажный документооборот и, как следствие, ускорить процесс оформления перевозочных документов. Существует закон об ЭЦП, в котором не только подробно прописаны все механизмы взаимодействия, но и подтвержден юридический статус электронных документов подписанных ЭЦП.

ЭЦП — это электронный аналог ручной подписи.

Она уникальная и принадлежит конкретному человеку. Проверку принадлежности ЭЦП и ее действительности проводят независимые удостоверяющие центры, которые ведут базу данных, с идентификацией ЭЦП и конкретного человека с его паспортными данными.

В какой форме документ, подписанный ЭЦП, предъявляется в арбитражный суд или другие органы, в которые необходимо предоставить бумажный носитель.

Шаяхметова Ольга, ЗАО «Славнефть»

В арбитражный суд предъявляют документы на основании двухсторонних договоров (в нашем случае – договоров между клиентом и ОАО «РЖД»). Если в договоре об электронном обмене документами (ЭОД) зафиксирована текстовая форма документа, то его можно извлечь с электронных носителей и в арбитражном суде использовать, как аналог бумажного документа.

Механизм ЭЦП защищен алгоритмом КриптоПро. Разве для безопасности недостаточно шифрования трафика в VPN сети организации?

Паламарчук Олег, Филиал ОАО «Сибур — Русские Шины»

У шифрования трафика и механизма ЭЦП разные цели. Канал связи обычно «закрывают» с помощью средств шифрования, для того чтобы обеспечить его конфиденциальность. ЭЦП применяют к электронным документам, для того чтобы обеспечить их юридическую значимость.

Документы, подписанные ЭЦП, могут передаваться как по закрытому, так и по открытому каналу связи.

Конечно, у ЭЦП есть дополнительная функция шифрования документа, но использование этой функции необязательно.

Документы, заверенные ЭЦП, можно предъявить в суд при решении проблем, связанных с ответственностью по перевозочным документам. Суд может подтвердить или опровергнуть с помощью удостоверяющих центров действительность ЭЦП и, таким образом, проверить документы. Трафик защищённого канала связи в качестве доказательства для суда предъявить невозможно.

Какие документы нужны для подключения ЭЦП?

Баринов Дмитрий, ООО "Волжский индустриальный картель"

Для того чтобы подключить ЭЦП в системе ЭТРАН, необходимо заключить три договора между клиентом и ОАО «РЖД»: договор об электронном обмене документами (ЭОД), договор на подключение и договор с удостоверяющим центром.

Первый договор описывает технологический процесс электронного обмена документами, подписанными ЭЦП, между ОАО «РЖД» и его клиентом. В нем не указывается стоимость.

Вопрос подключения регулируется отдельным договором на подключение, который заключается либо с ИВЦ (Информационно вычислительный центр) дороги либо с ГВЦ (Главный вычислительный центр) ОАО «РЖД». В рамках этого договора оговаривают покупку программного обеспечения, прописывают все процедуры, связанные с установкой и обслуживанием модуля ЭЦП.

Третий договор с удостоверяющим центром заключается на услуги по удостоверению и регистрации ЭЦП.

Полностью ли заменяет электронная копия документа с ЭЦП бумажную копию?

Ирина Васильева, ЗАО "Региональная транспортная экспедиторская компания"

Безусловно, да, если все стороны, участвующие в создании документа, имеют ЭЦП.

Скажем, в случае заявки на перевозку грузов формы ГУ-12 таких сторон две — клиент и ОАО «РЖД». Клиент подает свою часть заявки на согласование в ОАО «РЖД», подписывает ее своей ЭЦП, после чего железная дорога рассматривает эту заявку. Далее дорога либо ставит свою отметку о согласовании документа, либо предлагает перечень действий по корректировке документа, либо отказывается от заявки. Отметку, корректировку или отказ ОАО «РЖД» тоже заверяет своей ЭЦП. На этом документооборот по заявке между двумя сторонами заканчивается.

В случае с накладными появляется как минимум третья сторона — грузополучатель. Если у него тоже есть ЭЦП, то все в порядке. Если нет, то на станции получения груза появляется бумажный документ. При раскредитовании документов на станции назначения распечатывают накладную с необходимыми отметками и заверяют её штемпелем станции. В таком виде документы отдают грузополучателю.

Можно ли обмениваться сообщениями с другими участниками ЭОД (электронного обмена документами), помимо РЖД? (Например, с «ТрансКонтейнером» или «Рефсервисом»)

Ирина Васильева, ЗАО "Региональная транспортная экспедиторская компания"

Можно, но необходимо заключить договоры на электронный обмен документами с этими участниками, в которых будут описаны условия взаимодействия с конкретной организацией, в данном случае с «ТрансКонтейнером» или «Рефсервисом». Дело в том, что правила обмена документами у каждой организации свои и при переходе на документы, подписанные ЭЦП, эти правила нужно зафиксировать отдельным договором, в котором прописывают все детали и нюансы функционирования конкретного программного обеспечения.

При многостороннем обмене документами, подписанными ЭЦП, есть одна сложность. Невозможно создать единый архив входящих и исходящих документов, подписанных ЭЦП. Даже у одного клиента может быть несколько систем, работающих с ЭЦП. В каждой системе будет свой журнал входящих и исходящих документов и свои правила ведения электронного архива. Инструмента, который будет объединять различные системы в единый реестр, пока нет.

Со всех ли станций можно отправлять грузы по электронным документам?

Ирина Васильева, ЗАО "Региональная транспортная экспедиторская компания"

Планируется, что со всех. В настоящее время в ОАО «РЖД» проходит обеспечение всех товарных контор средствами ЭЦП. Необходимо закупить и расставить лицензии, обеспечить товарных кассиров ключами, что займет некоторое время.

Мы оформляем отгрузочные документы по станции Зуй дистанционно в системе ЭТРАН из офиса в г. Ангарске. Может ли станция Зуй вмешиваться в процесс оформления документов от нашего имени, например, оформить погрузку без нашего согласия?

Смирнов Андрей, ЗАО «Альянстрансойл»

Нет, станция Зуй от Вашего имени не может оформить погрузку. Сведения о погрузке заполняются грузоотправителем и подписывается его ЭЦП. Если станция Зуй оформила какой-либо документ, то она может подписать его только своей ЭЦП, а не ЭЦП клиента из г. Ангарска.

Кто подписывает заявки с помощью ЭЦП: руководитель или непосредственный исполнитель, который вводит заявку в ЭТРАН? Могут ли чужую ЭЦП использовать другие сотрудники компании? Например, временно замещающие отсутствующего сотрудника)

Кругляк Игорь, Монди Бизнес Пейпа Сыктывкар

Существует договор на электронный обмен документами, согласно которому организация, подписавшая договор, выдает сотрудникам доверенность на совершение определенных операций. Доверенность фиксируются в системе, и параллельно в системе заводится пользователь. Получается связка: организация — договор — доверенность — пользователь. Пользователь может делать только те операции, на которые заключен договор и которые ему потом доверены. Соответственно, кому доверите право подписи документов ЭЦП, тот и будет подписывать. Доверите ЭЦП руководителю – будет подписывать руководитель, доверите ЭЦП исполнителю — будет подписывать исполнитель.

Как и физическая подпись, ЭЦП принадлежит конкретному лицу. По правилам, если есть сотрудник, замещающий кого-то, он должен пользоваться своей ЭЦП. Для этого надо выписать доверенность на совершение операций и с помощью несложной операции в системе ЭТРАН прописать пользователя в системе. В противном случае, как и с подделкой обычной подписи, использование чужой ЭЦП будет уголовно-наказуемым преступлением.