В настоящее время структурные подразделения Куйбышевской железной дороги, осуществляющие перевозку грузов, переходят на безбумажную технологию работы, которая предусматривает оформление перевозочных документов в системе ЭТРАН с применением ЭЦП без предъявления бумажного экземпляра накладной в ЛАФТО на станцию отгрузки», — рассказывает Елена Хабарова, главный инженер Куйбышевского ТЦФТО.

Технология предусматривает оформление документов в системе ЭТРАН с применением электронной подписи  без предъявления бумажного экземпляра накладной в ЛАФТО на станцию отгрузки.

С мая этого года подобную технологию освоили сотрудники Куйбышевской дирекции по ремонту пути. В январе на рабочих местах сотрудников путевой машинной станции № 149 специалистами Самарского ИВЦ и Службы корпоративной информатизации было установлено программное обеспечение и выданы ключи электронной подписи для оформления в опытном режиме в автоматизированной системе ЭТРАН накладных на перевозку грузов. Одновременно процесс установки программного обеспечения ЭП начался во всех остальных подразделениях Куйбышевской дирекции по ремонту пути. В мае-июне специалисты Куйбышевского ТЦФТО и ЛАФТО осуществляли постоянное консультирование и обучение работников Дирекции оформлению накладных в системе ЭТРАН. И уже в июне текущего года сотрудниками путевых машинных станций было оформлено в системе ЭТРАН около 3 тыс. документов с применением электронной подписи.

Необходимо отметить, что объём перевозок грузов структурными подразделениями дирекций довольно значителен. Он составляет в среднем 3% погрузки дороги, а в период летних путевых работ достигает 7%, или 400 тыс. тонн в месяц.

Подразделения дирекций, как правило, территориально расположены удалённо от линейных агентств фирменного транспортного обслуживания.

Кроме того, путевые машинные станции при производстве ремонтных работ на «окнах» выгрузку балласта и других деталей пути часто производят на участках, где нет станций, открытых для грузовых операций и соответственно агентов СФТО. Всё это приводит к необходимости поездки сотрудника ПМС в ближайшее ЛАФТО для оформления раскредитования накладных. В результате происходит задержка документального оформления завершения перевозки и передачи документов в свои учётные структуры.

Поэтому начальнику Куйбышевской дирекции по ремонту пути было предложено рассмотреть вопрос перехода подразделений на безбумажный документооборот при оформлении распоряжений о транспортировке грузов, заявок на перевозку грузов, транспортных накладных, ведомостей подачи и уборки вагонов.

Преимущества безбумажного электронного документооборота трудно переоценить. Это значительная экономия трудовых и материальных затрат, связанных с поездками сотрудников подразделений в ЛАФТО, доступность просмотра и контроля всей документации сотрудникам региональной и Центральной дирекций, которые также устанавливают ЭТРАН на свои персональные компьютеры.

До конца 2013 года планируется перевести на безбумажное оформление перевозок грузов структурные подразделения Куйбышевской дирекции инфраструктуры и Самарской дирекции материально-технического обеспечения.

Для справки:
С того момента, когда в автоматизированной системе ЭТРАН была оформлена первая железнодорожная накладная, прошло уже 10 лет. С 2003 года в АС ЭТРАН начали самостоятельно оформлять заявки на перевозки грузов крупнейшие грузоотправители Куйбышевской дороги ЗАО «РН-Транс» (бывшее ЗАО «ЮТС») и ОАО «Газпромнефтехим Салават» (бывшее ОАО «Салаватнефтеоргсинтез»).

За эти годы многое изменилось и обновилось. Важнейшими вехами в развитии функциональных возможностей АС ЭТРАН можно считать поэтапную реализацию безбумажного документооборота с применением юридически значимой электронной  подписи. Первым документом, принятым от клиента с электронной подписью, стала заявка на перевозку грузов формы ГУ-12, оформленная на Куйбышевской дороге предприятием ОАО «Уфаоргсинтез» 20 февраля 2007 года.

Сейчас более 300 внешних клиентов Куйбышевской железной дороги работают по безбумажной технологии, то есть оформляют с ЭП заявки на перевозку грузов, транспортные накладные, документы по дополнительным сборам, заявки на переадресовку и отстой вагонов. Ежемесячно клиентами оформляется 125 тыс. документов с применением ЭП.