5 марта 2013 г.

Этот вездесущий ЭТРАН

Сегодня через контактный центр Московского территориального центра фирменного транспортного обслуживания (МТЦФТО) и его представительство (АФТО) в Орловско-Курском регионе проходят десятки тысяч электронных документов с электронной цифровой подписью (ЭЦП).

Число клиентов МТЦФТО, пользующихся этими услугами, приближается к 1000. Красноречивы и другие показатели такой работы: электронный документооборот с использованием ЭЦП по заявкам на перевозку грузов (ГУ-12) нынче достиг 93,7% от общего тоннажа. А по оформлению гружёных накладных по отправке – 72,1% от общего тоннажа.

Сегодня через контактный центр Московского территориального центра фирменного транспортного обслуживания (МТЦФТО) и его представительство (АФТО) в Орловско-Курском регионе проходят десятки тысяч электронных документов с электронной цифровой подписью (ЭЦП). Число клиентов МТЦФТО, пользующихся этими услугами, приближается к 1000. Красноречивы и другие показатели такой работы: электронный документооборот с использованием ЭЦП по заявкам на перевозку грузов (ГУ-12) нынче достиг 93,7% от общего тоннажа. А по оформлению гружёных накладных по отправке – 72,1% от общего тоннажа.

Впрочем, главный инженер МТЦФТО Александр Макаревич считает, что возможности электронного обмена данными (ЭОД) с использованием электронной цифровой подписи через АС ЭТРАН далеко не исчерпаны. Ведь в контексте сказанного речь идёт об очевидных преимуществах, если сравнивать нововведения с традиционным бумажным документооборотом. Добавляется оперативность, не говоря об экономии людских ресурсов, автотранспорта и т.д.

– С момента своего образования система фирменного транспортного обслуживания была призвана работать как «одно окно», – рассказывает Александр Макаревич. – За ней закреплено обеспечение полного цикла взаимодействия с клиентами при формировании и исполнении заказов на перевозку грузов. Параллельно мы осуществляем договорную работу с экспедиторскими организациями, собственниками железнодорожного подвижного состава, другими участниками транспортного рынка. Именно ЭТРАНу по силам обеспечить весь технологический процесс документооборота при работе с клиентом, начиная от приёма заявки на перевозку груза, её согласования, оформления перевозочных документов, расчётов провозной платы и прочего, заканчивая контролем выполнения принятого заказа. При этом заявка на перевозку грузов, перевозочный документ, ведомости подачи/уборки, учётная карточка – всё это уже рассматривается нами не в качестве разрозненных первичных документов, а как взаимосвязанные технологические звенья одной цепи.

– Тогда для понимания всего процесса давайте гипотетически возьмёмся предположить, что какое-то из звеньев этой цепи не сработало.

– Хорошо. Возьмём, к примеру, проведение заявочной кампании на планируемый период, что является актуальным моментом для нашего отправителя. То есть заявочная кампания должна быть проведена в сжатые сроки, поскольку законы рынка требуют осуществления оперативных мер. А пока есть сбыт, достигается финансовая устойчивость производителя. Если заявочная кампания по той или иной причине оказывается скомканной, то возникает масса вопросов. Какого рода грузы надо отправлять? В каком количестве? В каких направлениях? Какой подвижной состав под них нужен? Автоматизированная система ЭТРАН способна решать задачу управления вагонами за счёт их адресной привязки к заявкам грузоотправителей. То есть полная информация обо всех принятых и согласованных заявках, оформленных перевозочных документах как на приём, так и на выдачу груза, что называется, всегда находится в одном месте и в одно время. При этом полностью исключается человеческий фактор, который мог бы вклиниться в перевозочный процесс.

– Мы уже упомянули о применении электронной цифровой подписи при оформлении перевозочных и иных документов, предусмотренных системой. Какие возможности появились с введением этого механизма?

– Прежде всего с применением электронной цифровой подписи ЭТРАН стал юридически значимой системой. Клиент может реализовать право на получение услуг, связанных с перевозками, более оперативно. При этом все его действия носят уведомительный характер. Перевозчик обязан отреагировать на действия клиента, что оговорено Уставом железнодорожного транспорта РФ. Соответственно, если у него возникла потребность внести коррективы в заявку, это можно сделать оперативно. Причём для этого даже не требуется нахождения на рабочем месте. Уровень сервиса позволяет участнику процесса выполнить необходимые операции, допустим, находясь на даче. Его любое действие чётко фиксируется в базе хранилища системы ЭТРАН. Так что в режиме реального времени, скажем, руководитель предприятия, осуществляющего взаимодействие через электронный обмен данных, всегда может получить объективную и достоверную справку о расходах, связанных с перевозкой.

– В чём вы видите оставшиеся ресурсы использования автоматизированной системы ЭТРАН?

– Сегодня мы имеем отношения почти с пятью тысячами клиентов. А системой охвачена лишь пятая их часть. Это ли не дополнительные резервы? В стадии реализации и проект по внедрению электронного документооборота с некоторыми соседними странами. Мы успешно работаем в этом формате с Финляндией, Украиной, Литвой. Вопрос выстраивания отношений без использования бумажных технологий сейчас прорабатывается с Казахстаном, Белоруссией. Не остаётся без внимания и работа по интеграции с информационными системами органов государственной власти, так или иначе отслеживающими состояние грузов. Такими, например, как Федеральная таможенная служба и налоговые органы.

Весь процесс как на ладони

Дмитрий Фроликов, коммерческий директор ООО «Экодор»

Наша фирма, занимающаяся контейнерными перевозками, стала одним из первых подписчиков АС ЭТРАН, так что имели возможность изучить её досконально. Использование системы действительно в значительной степени облегчило нам труд в плане взаимоотношений с перевозчиком (ОАО «РЖД») в части уменьшения документооборота. Первый блок из тех, что был успешно реализован, – создание электронной заявки на перевозку груза. Её использование избавило нас от поездок в РЦ. Теперь мы располагаем оперативной информацией: когда заявка согласована, у кого, какой имеет статус согласования и т.д.

ЭТРАН позволяет нам видеть карточку контроля наших расчётов. По этой причине отпала необходимость лишний раз беспокоить товарную контору ежедневными вопросами об остатках на наших счетах, поскольку вся эта информация постоянно находится у нас перед глазами. А раз есть оперативные сведения о списании денег с лицевого счёта, когда, скажем, речь идёт о каких-то сопутствующих услугах, то не поздно при необходимости вмешаться в процесс.

В качестве «минусов» системы отметил бы, может быть, несколько медленную её работу. Хотя, скорее всего, обоснованные претензии надо предъявлять не столько к самой системе, сколько к технической оснащённости серверов.

Факты: ЭТРАН (электронная транспортная накладная) – это автоматизированная система централизованной подготовки и оформления перевозочных документов. Система впервые включает клиента (грузоотправителя, грузополучателя, экспедитора) в технологический цикл приёма и оформления заявок, обеспечивая ему возможность оформления заявки на перевозку, подготовки электронной накладной, получения итоговых документов, получения результатов расчётов провозной платы по перевозкам и отслеживания хода перевозок грузов со своего рабочего места. Клиенту также предоставляется возможность получения информации обо всех грузах, отправленных в его адрес.

В настоящее время реализован электронный документооборот при оформлении перевозочных и/или иных документов с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) при организации перевозок грузов: накладных на гружёный рейс и оформление собственных порожних вагонов, подписание учётной карточки, накопительной карточки, ведомости подачи/уборки вагонов, заявление на переадресовку, раскредитование накладных, оформленных с ЭЦП.

INTELLEX Москва, ул. Верхняя Красносельская, д. 3, стр.5 +7 (499) 929-83-71