Тема: Электронные документы

Чтобы осветить тему ЭЦП максимально полезно для пользователей системы ЭТРАН, мы пригласили их интерактивному общению и попросили задать важные для них вопросы.

В сентябре 2007 года система ЭТРАН, разработанная компанией «ИнтэлЛекс», отметила пятый день рождения и внедрения на сети ОАО «РЖД». За это время система прошла путь от системы, обеспечивающей документооборот, до полноценного инструмента управления железнодорожными перевозками. Реализован первый опыт внедрения в промышленную эксплуатацию механизма электронной цифровой подписи (ЭЦП) в системе ЭТРАН с оформлением юридически значимых документов с клиентами.

Чтобы осветить тему ЭЦП максимально полезно для пользователей системы ЭТРАН, мы пригласили их интерактивному общению и попросили задать важные для них вопросы.

В чём смысл ЭЦП?

Смирнов Андрей, ЗАО «Альянстрансойл»

Основной смысл внедрения электронной цифровой подписи (ЭЦП) в системе ЭТРАН в том, чтобы исключить бумажный документооборот и, как следствие, ускорить процесс оформления перевозочных документов. Существует закон об ЭЦП, в котором не только подробно прописаны все механизмы взаимодействия, но и подтвержден юридический статус электронных документов подписанных ЭЦП.

ЭЦП — это электронный аналог ручной подписи.

Она уникальная и принадлежит конкретному человеку. Проверку принадлежности ЭЦП и ее действительности проводят независимые удостоверяющие центры, которые ведут базу данных, с идентификацией ЭЦП и конкретного человека с его паспортными данными.

В какой форме документ, подписанный ЭЦП, предъявляется в арбитражный суд или другие органы, в которые необходимо предоставить бумажный носитель.

Шаяхметова Ольга, ЗАО «Славнефть»

В арбитражный суд предъявляют документы на основании двухсторонних договоров (в нашем случае – договоров между клиентом и ОАО «РЖД»). Если в договоре об электронном обмене документами (ЭОД) зафиксирована текстовая форма документа, то его можно извлечь с электронных носителей и в арбитражном суде использовать, как аналог бумажного документа.

Механизм ЭЦП защищен алгоритмом КриптоПро. Разве для безопасности недостаточно шифрования трафика в VPN сети организации?

Паламарчук Олег, Филиал ОАО «Сибур — Русские Шины»

У шифрования трафика и механизма ЭЦП разные цели. Канал связи обычно «закрывают» с помощью средств шифрования, для того чтобы обеспечить его конфиденциальность. ЭЦП применяют к электронным документам, для того чтобы обеспечить их юридическую значимость.

Документы, подписанные ЭЦП, могут передаваться как по закрытому, так и по открытому каналу связи.

Конечно, у ЭЦП есть дополнительная функция шифрования документа, но использование этой функции необязательно.

Документы, заверенные ЭЦП, можно предъявить в суд при решении проблем, связанных с ответственностью по перевозочным документам. Суд может подтвердить или опровергнуть с помощью удостоверяющих центров действительность ЭЦП и, таким образом, проверить документы. Трафик защищённого канала связи в качестве доказательства для суда предъявить невозможно.

Какие документы нужны для подключения ЭЦП?

Баринов Дмитрий, ООО «Волжский индустриальный картель»

Для того чтобы подключить ЭЦП в системе ЭТРАН, необходимо заключить три договора между клиентом и ОАО «РЖД»: договор об электронном обмене документами (ЭОД), договор на подключение и договор с удостоверяющим центром.

Первый договор описывает технологический процесс электронного обмена документами, подписанными ЭЦП, между ОАО «РЖД» и его клиентом. В нем не указывается стоимость.

Вопрос подключения регулируется отдельным договором на подключение, который заключается либо с ИВЦ (Информационно вычислительный центр) дороги либо с ГВЦ (Главный вычислительный центр) ОАО «РЖД». В рамках этого договора оговаривают покупку программного обеспечения, прописывают все процедуры, связанные с установкой и обслуживанием модуля ЭЦП.

Третий договор с удостоверяющим центром заключается на услуги по удостоверению и регистрации ЭЦП.

Полностью ли заменяет электронная копия документа с ЭЦП бумажную копию?

Ирина Васильева, ЗАО «Региональная транспортная экспедиторская компания»

Безусловно, да, если все стороны, участвующие в создании документа, имеют ЭЦП.

Скажем, в случае заявки на перевозку грузов формы ГУ-12 таких сторон две — клиент и ОАО «РЖД». Клиент подает свою часть заявки на согласование в ОАО «РЖД», подписывает ее своей ЭЦП, после чего железная дорога рассматривает эту заявку. Далее дорога либо ставит свою отметку о согласовании документа, либо предлагает перечень действий по корректировке документа, либо отказывается от заявки. Отметку, корректировку или отказ ОАО «РЖД» тоже заверяет своей ЭЦП. На этом документооборот по заявке между двумя сторонами заканчивается.

В случае с накладными появляется как минимум третья сторона — грузополучатель. Если у него тоже есть ЭЦП, то все в порядке. Если нет, то на станции получения груза появляется бумажный документ. При раскредитовании документов на станции назначения распечатывают накладную с необходимыми отметками и заверяют её штемпелем станции. В таком виде документы отдают грузополучателю.

Можно ли обмениваться сообщениями с другими участниками ЭОД (электронного обмена документами), помимо РЖД? (Например, с «ТрансКонтейнером» или «Рефсервисом»)

Ирина Васильева, ЗАО «Региональная транспортная экспедиторская компания»

Можно, но необходимо заключить договоры на электронный обмен документами с этими участниками, в которых будут описаны условия взаимодействия с конкретной организацией, в данном случае с «ТрансКонтейнером» или «Рефсервисом». Дело в том, что правила обмена документами у каждой организации свои и при переходе на документы, подписанные ЭЦП, эти правила нужно зафиксировать отдельным договором, в котором прописывают все детали и нюансы функционирования конкретного программного обеспечения.

При многостороннем обмене документами, подписанными ЭЦП, есть одна сложность. Невозможно создать единый архив входящих и исходящих документов, подписанных ЭЦП. Даже у одного клиента может быть несколько систем, работающих с ЭЦП. В каждой системе будет свой журнал входящих и исходящих документов и свои правила ведения электронного архива. Инструмента, который будет объединять различные системы в единый реестр, пока нет.

Со всех ли станций можно отправлять грузы по электронным документам?

Ирина Васильева, ЗАО «Региональная транспортная экспедиторская компания»

Планируется, что со всех. В настоящее время в ОАО «РЖД» проходит обеспечение всех товарных контор средствами ЭЦП. Необходимо закупить и расставить лицензии, обеспечить товарных кассиров ключами, что займет некоторое время.

Мы оформляем отгрузочные документы по станции Зуй дистанционно в системе ЭТРАН из офиса в г. Ангарске. Может ли станция Зуй вмешиваться в процесс оформления документов от нашего имени, например, оформить погрузку без нашего согласия?

Смирнов Андрей, ЗАО «Альянстрансойл»

Нет, станция Зуй от Вашего имени не может оформить погрузку. Сведения о погрузке заполняются грузоотправителем и подписывается его ЭЦП. Если станция Зуй оформила какой-либо документ, то она может подписать его только своей ЭЦП, а не ЭЦП клиента из г. Ангарска.

Кто подписывает заявки с помощью ЭЦП: руководитель или непосредственный исполнитель, который вводит заявку в ЭТРАН? Могут ли чужую ЭЦП использовать другие сотрудники компании? Например, временно замещающие отсутствующего сотрудника)

Кругляк Игорь, Монди Бизнес Пейпа Сыктывкар

Существует договор на электронный обмен документами, согласно которому организация, подписавшая договор, выдает сотрудникам доверенность на совершение определенных операций. Доверенность фиксируются в системе, и параллельно в системе заводится пользователь. Получается связка: организация — договор — доверенность — пользователь. Пользователь может делать только те операции, на которые заключен договор и которые ему потом доверены. Соответственно, кому доверите право подписи документов ЭЦП, тот и будет подписывать. Доверите ЭЦП руководителю – будет подписывать руководитель, доверите ЭЦП исполнителю — будет подписывать исполнитель.

Как и физическая подпись, ЭЦП принадлежит конкретному лицу. По правилам, если есть сотрудник, замещающий кого-то, он должен пользоваться своей ЭЦП. Для этого надо выписать доверенность на совершение операций и с помощью несложной операции в системе ЭТРАН прописать пользователя в системе. В противном случае, как и с подделкой обычной подписи, использование чужой ЭЦП будет уголовно-наказуемым преступлением.

В условиях растущего грузопотока железнодорожных перевозок узловые станции становятся «бутылочным горлышком», поэтому предприятие, которое может отправить свой груз транзитом, без задержек на узловых станциях, становится более выгодным для железной дороги. Об том, как происходила интеграция ИС Петербургского нефтяного терминала и системы ЭТРАН вспоминает заместитель начальника отдела логистики и железнодорожных перевозок ПНТ Дмитрий Болденко.

Примерно 80% всех грузов доставляются к Петербургскому нефтяному терминалу по железной дороге, остальные 20% — по трубопроводу и танкерами класса река—море по Волго-Балтийскому каналу. «Еще несколько лет назад на терминале нередки были ситуации, когда мы не знали, какой груз к нам придет сегодня или завтра, к чему готовиться и как его обрабатывать», — вспоминает заместитель начальника отдела логистики и железнодорожных перевозок Петербургского нефтяного терминала Дмитрий Болденко.

Это предприятие специализируется на перевалке, приеме и накоплении нефтепродуктов в Балтийском регионе. За последние пять лет объем грузов вырос примерно в три раза: еще пять лет назад он не превышал 3—4 млн. тонн в год, сейчас составляет 11,5 млн. тонн в год.

Одна из особенностей работы нефтяного терминала в том, что определенные марки нефтепродуктов производятся на заказ для конкретных клиентов по специальным технологиям. Подобные грузы необходимо обрабатывать отдельно: не смешивая с нефтепродуктами других марок, помещать в один из резервуаров и накапливать в нем, пока за данным грузом не придут танкеры (нежелательно, чтобы они уходили, например, через Атлантику полупустыми).

«Утром мы связывались с железнодорожной станцией и выясняли, какой информацией они располагают о грузах, находящихся на подходе. Мы не могли спрогнозировать, к какой дате должен подойти танкер, чтобы забрать конкретную партию груза, — рассказывает Болденко. — Информационная система нужна нам была в первую очередь для того, чтобы знать, что отгружено для нашего терминала, где этот груз находится и когда прибудет к нам».

В качестве источников информации предполагалось использовать данные с дальних подходов — с железнодорожных станций и от клиентов. Средний рейс вагона занимал четыре-пять суток. Этого времени было достаточно, чтобы подготовить производственные службы терминала к приему и перевалке нефтепродуктов.

Предварительные меры

В первую очередь Петербургский нефтяной терминал подписал договор с вычислительным центром Октябрьской железной дороги о предоставлении информации о ближних подходах посредством электронной почты. Время с момента получения информации до прихода грузов составляло от суток до двух. «Это не так хорошо, как за четыре-пять дней, но, тем не менее, приемлемо, — считает Болденко. — Мы начали своими силами разрабатывать некий программный продукт, который давал бы информацию о грузах, движущихся к нам».

Следующим шагом стало подписание с клиентами соглашений, на основании которых формировался план на месяц — согласно этому плану они должны отгружать нефтепродукты. Это позволило максимально загрузить производственные мощности терминала и емкости для хранения. Отсутствие планирования могло бы привести к тому, что на узловой станции «Автово», при подъезде к терминалу, все пути были забиты цистернами, и любой другой груз не мог проследовать через станцию.

Чтобы не только терминал, но и владелец подвижного состава знал, какой груз и в каком количестве движется и когда отправятся назад опорожненные цистерны, было решено наладить более тесное информационное взаимодействие со своими партнерами. Для решения этой задачи специалисты терминала стали искать возможность получения достоверной и максимально полной информации.

К тому времени предприятие уже было подключено к централизованной системе ЭТРАН — разработанной компанией «ИнтэлЛекс» автоматизированной системе централизованной подготовки и оформления перевозочных документов, посредством которой клиенты РЖД осуществляют информационное взаимодействие со структурами железных дорог. «Вначале мы не понимали, как с этой системой работать, а железнодорожники не могли толком объяснить ее суть. Но мы стали разбираться и поняли, что она представляет собой достаточно мощный информационный ресурс», — вспоминает Болденко.

Но одно дело — извлечь, а другое дело — обработать информацию и представить ее для анализа. В пути одновременно находится примерно 1200—1500 вагонов (этот показатель зависит от сезона), и силами сотрудников в оперативном режиме такое количество транспортных единиц отследить очень сложно, для этого потребуются и время, и деньги.

Чтобы лучше понять, что собой представляет система ЭТРАН, какую информацию можно из нее получать и каковы перспективы ее развития, специалисты нефтяного терминала познакомились с ее разработчиками. После консультаций с ними была проведена интеграция информационных систем Петербургского нефтяного терминала и компании РЖД. В июле 2007 года завершилась работа по внедрению на терминале еще одной разработки «ИнтэлЛекс» — интегрированной системы управления железнодорожными перевозками (ИС УЖДП), которая реализует интерфейс между ЭТРАН и информационной системой грузоотправителей.

Целью внедрения было формирование транспортных электронных документов на основе данных об отгрузках, получаемых напрямую из информационной системы грузоотправителя. Ожидалось, что внедрение ИС УЖДП позволит оптимизировать оформление перевозочных документов, сократить потери терминала из-за принятия ошибочных решений, касающихся организации обработки нефтепродуктов, которые приходят по железной дороге. Кроме того, такое взаимодействие было призвано минимизировать влияние человеческого фактора (прямого вмешательства сотрудников терминала в процесс обмена электронными транспортными документами с РЖД), в частности, уменьшить ошибки за счет устранения двойного ввода информации и использования электронной формы перевозочных документов и, как следствие, снизить риски штрафных санкций за простой вагонов по вине грузоотправителя (одна из главных их причин — неправильно оформленные перевозочные документы).

Увеличение грузопотока

Сегодня взаимодействие терминала с железнодорожниками происходит следующим образом: информация о грузах передается из системы ЭТРАН в информационную систему предприятия, которая автоматически формирует внутренние документы, а также накладные. «В информации о грузах заинтересованы складские службы, экономисты, приемосдатчики. Экспедиторы используют ее для того, чтобы подготовить документы, которые предстоит передать на подпись капитану танкера. Раньше эти документы начинали готовиться только после того, как танкер загружен, сейчас — в процессе погрузки нефтепродуктов или даже до того, как придет танкер, вся информация для этого имеется, — рассказывает Болденко. — Это совсем другой стиль работы: он позволяет использовать наши возможности для увеличения объемов перевалки грузов».

Когда состав из порожних цистерн уже сформирован на отправку, в систему ЭТРАН передается документ, который затем проверяет персонал узловой станции «Автово». Раньше им передавались бумажные версии документов, информация из которых затем вручную вводилась в ЭТРАН.

«Если все документы были оформлены правильно, то приемосдатчику на проверку требовалось около 30 минут. Для этого у опытных сотрудников заранее были заготовлены шаблоны. Но надо иметь в виду, что любая остановка состава, а тем более отцеп тепловоза, увеличивает это время. После остановки всю систему железнодорожного состава необходимо заполнить воздухом. Специалисты должны пройти по составу и проверить, все ли в порядке. На это уходит не менее двух-трех часов, — поясняет Болденко. — Если случались сбои или проблемы (например, нет телеграммы, подтверждающей оплату возврата порожних цистерн, или в составе есть цистерны, которые идут в ремонт, а их надо вычленить), то порожняк мог задержаться на станции до суток. Сейчас подобные ситуации просто исключены».

Расстояние от терминала до станции «Автово» — примерно 5 км. Время, за которое состав порожних цистерн проходит этот путь, на нефтяном терминале научились использовать в своих интересах. Накладные на порожняк формируются заранее и, пока идет движение цистерн и слив нефтепродуктов в резервуары, приемщики станции «Автово» уже начинают работать с документами на порожняк. В результате состав с пустыми цистернами проходит узловую станцию транзитом, а не стоит там, как было раньше.

Поскольку все вагоны, идущие к Петербургскому нефтяному терминалу или от него, проезжают через станцию, то терминал заинтересован в повышении ее пропускной способности. Во-первых, это дает возможность терминалу увеличить свой грузопоток, а во-вторых, он становится для РЖД более выгодным клиентом, как и всякое другое предприятие, которое способно транзитом отправлять свой груз, не заставляя его стоять на станции. Это дает ему конкурентные преимущества перед другими
предприятиями.

В скором времени Петербургский нефтяной терминал планирует расширить использование ресурсов ЭТРАН и других программных продуктов, которые использует РЖД, чтобы получать более полную картину состояния дел. Предстоит освоить возможности ИС УЖДП для получения сводных аналитических отчетов о состоянии железнодорожных перевозок (для этого используются данные первичных документов), а также оперативных данных о техническом состоянии вагонов (эти данные нужны для адресной отправки порожнего подвижного состава).