В последнее время политика клиентоориентированности заставляет ОАО «РЖД» уделять особое внимание развитию электронного документооборота. В связи с чем базовая отраслевая информационная система – АС ЭТРАН – стоит на пороге больших перемен. Де-факто она становится для перевозчика не просто средством оформления накладных, но и новым инструментом маркетинга.
Виртуальные накладные дают реальную экономию
Первая железнодорожная накладная была оформлена в АС ЭТРАН 17 сентября 2002 года на станции Злобино Красноярской железной дороги. Из опросов предприятий, проведенных в первый год эксплуатации этой системы на ряде магистралей, выяснилось: внедрение технологии электронной накладной позволило якорным клиентам российских железных дорог оптимизировать свои издержки при отправках продукции на 10–20%. Весомый экономический эффект получили и в ОАО «РЖД».
За 10 лет существования на рынке ЭТРАН заметно обновилась. Важными вехами в ее развитии считается введение в оборот при оформлении перевозочных документов единых лицевых счетов (которыми обзавелось свыше 24 тыс. пользователей) и использование технологии электронной цифровой подписи (ЭЦП). В результате в системе появилась возможность оформлять документы по безбумажной технологии полного цикла. Это значит, что операции с применением ЭЦП выполняются не только при приеме заявки, но и в пути следования груза, а также по его прибытии. Немаловажно и то, что теперь в системе есть автоматический учет отстоя вагонов, опять-таки охватывающий все стадии этого процесса (от приема заявки до формирования платежного документа за услугу).
По данным заместителя генерального директора по разработкам ЗАО «ИнтэлЛекс» Николая Бузурнюка, сейчас в ЭТРАН работает около 31 тыс. пользователей из более чем 7,7 тыс. организаций. Среди них свыше 8 тыс. пользователей из 4,5 тыс. компаний не аффилированы с ОАО «РЖД». Это грузовладельцы, операторы и экспедиторы, которые подключаются к ЭТРАН через выделенное автоматизированное рабочее место или в режиме АСУ-АСУ, через свои системы управления предприятием.
Внесение изменений в систему происходит постоянно – по мере выхода новых документов, влияющих на технологию перевозки. Учитывает ЭТРАН и изменения законодательства. Так, например, с июля 2012 года вступили в силу новые Правила перевозок спирта и спиртосодержащей продукции. По сути, они содержали ряд поправок к федеральному закону «О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции». Законом внесены изменения, устанавливающие конкретные требования к перевозчикам спирта и нефасованной спиртосодержащей продукции, что, в свою очередь, не могло не отразиться на оформлении документов на железнодорожные перевозки.
Перевозки под контролем
В 2012 году, как сообщили разработчики, одним из основных направлений работы по совершенствованию ЭТРАН стало упорядочение работы с операторскими компаниями. Увеличение количества собственников подвижного состава создало дополнительную нагрузку на электронные системы РЖД. Кроме того, в связи с внесением Минтрансом России изменений в правила перевозок грузов появился ряд новых требований к владельцам вагонов.
Напомним, в 2011–2012 гг. перевозчик столкнулся с серьезной проблемой, связанной с загруженностью инфраструктуры, что заставило принять ряд мер, нацеленных на повышение качества планирования перевозок, включая более жесткую регламентацию отправки порожних вагонов. Для решения этих задач в ЭТРАН реализованы контроли различного уровня. В частности, они касаются планирования перевозок, обработки уведомлений о перемещении порожняка, работы с доверенностями на право отправления порожних вагонов.
Интеграция во благо
Постепенное усложнение стоящих перед перевозчиком задач требует дальнейшей интеграции ЭТРАН со смежными информационными системами, в которые вводится множество самых разнообразных сведений, возникающих при организации и выполнении перевозок грузов. Так, для выполнения плана перевозок, недопущения скопления подвижного состава и обеспечения равномерности работы железнодорожного транспорта ЭТРАН также взаимодействует с Автоматизированной системой месячного планирования погрузки (АС МЕСПЛАН) и информационными системами производственного блока ОАО «РЖД». В этом случае АС ЭТРАН является информационной системой национальной железнодорожной администрации России, реализующей функции международного планирования в рамках международных соглашений. При этом для ЦФТО ОАО «РЖД», отвечающего за месячное планирование, работа по международному планированию реализована аналогично и согласована с процедурой формирования месячного плана ОАО «РЖД».
В свою очередь, данными, накопленными в АС ЭТРАН, пользуются также и другие информационные системы РЖД. Так что обмен информацией получается двусторонним. Например, специальный модуль стыкует с ней Автоматизированную систему динамического распределения порожних вагонов (АС ДРПВ). Из ЭТРАН туда поступают данные об оформленных перевозках и согласованных заявках, а из ряда других систем ГВЦ ОАО «РЖД» – информация о дислокации вагонного парка. Это делает учет работы подвижного состава в АС ДРПВ более точным.
Расширяет возможности ЭТРАН и интеграция с Геоинформационной системой (ГИС) грузовых перевозок, внедренной в ОАО «РЖД». ГИС позволяет по номеру накладной визуализировать на географической карте маршрут перевозки груза и расчетное время прибытия в пункт назначения. Также существует возможность отслеживать на карте положение вагонов и контейнеров и маршруты их следования.
С помощью ГИС можно на карте проводить анализ грузовых потоков как внутри страны, так и с государствами Содружества, а также по международным транспортным коридорам. Анализ может выполняться, в частности, по грузам, дорогам, станциям, пограничным переходам, портам входа и выхода, с учетом динамики изменений грузопотоков в различных масштабах времени. Кроме того, в ГИС предусмотрена возможность анализировать транспортные связи крупных клиентов. На основе в том числе и этого анализа клиентам предлагаются новые эффективные решения их транспортных задач в рамках комплексного транспортно-экспедиционного обслуживания.
Оперативность получения информации из различных источников и представление ее на карте в наглядной форме помогают оценивать текущую обстановку в сфере грузовых перевозок и оперативно принимать оптимальные управленческие решения.
Новые перспективы открывает взаимодействие ЭТРАН с Интегрированной системой управления железнодорожными перевозками (ИС УЖДП). Эта система, по сути, является интерфейсной программой, связывающей автоматизированные системы грузоотправителя и ОАО «РЖД». Основная задача ИС УЖДП – обеспечить перекодировку и взаимодействие АСУ грузоотправителя с АС ЭТРАН при оформлении заявок и перевозочных документов. То есть сотрудники грузоотправителя работают в своих АСУ, и данные, введенные ими, автоматически поступают в ЭТРАН. Это сокращает время, затрачиваемое клиентом на оформление перевозок.
Сейчас ИС УЖДП насчитывает уже 50 внедрений. С помощью системы можно наладить взаимодействие АС ЭТРАН с такими распространенными системами класса ERP, как SAP, Oracle E-Business Suite, «Парус», Alfa, 1С. Именно их используют многие предприятия для ведения финансового учета. Сложность в том, что для внесения в ЭТРАН информация, размещенная в них, должна быть переформатирована из внутренних форматов этих систем в форматы РЖД. Решение этой задачи с помощью ИС УЖДП позволяет клиентам организовывать эффективное партнерство с РЖД на взаимовыгодной основе, оформлять перевозочные документы быстро и без ошибок. Клиентам также поступают сообщения о порядке выполнения их заявок, которые нужны, чтобы вести собственный учет хода перевозок продукции.
Как уверяют в компании «ИнтэлЛекс», разработчики по заказу ОАО «РЖД» постоянно ведут работу по улучшению системы ЭТРАН и развитию ее функциональности, что позволяет агентам СФТО предлагать клиентам новые сервисы. И приводят конкретные примеры.
В 2011 году в ЭТРАН реализована система продаж услуг по предоставлению вагонов по агентской схеме, включая подсистемы: ведения договоров с клиентами и принципалами, учета и планирования заказов, тарификации и расчетов за оказанные услуги, а также подсистему претензионной работы. За время эксплуатации этой системой обслужено более 2 млн вагоноотправок.
Еще одна услуга, реализованная с помощью ЭТРАН: в приложении к агентскому договору вагоны парка ВСП могут предоставляться через опцию «Протокол согласования договорной цены». Механизм формирования протокола таков: ЦФТО согласует с клиентом цену пользования вагоном. ЭТРАН при вводе в систему нового заказа проверяет, выставлен ли клиенту счет за использование подвижного состава. Если нет данных по ценам, система автоматически запрашивает ее в АСУ ОАО «Вторая грузовая компания». Затем вся информация объединяется в общий протокол, который подписывается участниками перевозки. Сейчас таким образом в ЭТРАН оформляют экспортные перевозки в парке ВСП общей численностью около 106 тыс. полувагонов.
Расширяя границы
Сегодня ЭТРАН все чаще взаимодействует с внешними клиентами в режиме АСУ-АСУ, что заставляет разработчиков решать все более сложные задачи. Одна из них – интеграция с автоматизированной системой Федеральной таможенной службы РФ для расширения возможностей электронного документооборота. В настоящее время основные задержки на границе возникают из-за того, что к железнодорожной накладной на таможне должен прилагаться целый ряд коммерческих (товаросопроводительных) документов. Пока не соберется полный комплект, инспекторы будут ждать, а подвижной состав – простаивать, даже если на таможенный пост поступила электронная накладная. Вот и получается, что электронная накладная сама по себе не гарантирует избавления от временных потерь при выполнении таможенных процедур.
Разработчики пытаются найти выход из этой ситуации. В частности, эффективно реализовать электронный оборот при процедурах, связанных с отправкой и убытием, а также импортом грузов в зоне Таможенного союза. Все эти процессы предполагается сопровождать соответствующими электронными документами через ЭТРАН. Старт проекта запланирован на середину ноября текущего года.
Параллельно реализуется крупный проект по внедрению электронного документооборота в международном сообщении с некоторыми соседними странами. В частности, во второй половине 2011 года запущена в оборот накладная с ЭЦП на российско-финлядском направлении. С российской стороны их оформляют в ЭТРАН, с финляндской взаимодействие осуществляется с автоматизированной системой концерна VR-Yhtymä Oy, осуществляющего железнодорожные перевозки по территории Финляндии.
Вначале электронные накладные оформлялись только на полигоне Октябрьской железной дороги и лишь в отношении порожних вагонов, передававшихся VR-Yhtymä Oy от РЖД. Спустя три месяца технология перешагнула границы полигона ОЖД и была распространена на всю сеть. На третьем этапе электронный документооборот стал двусторонним.
В феврале 2012 года доля перевозок порожних вагонов по накладным с ЭЦП превысила 97% от общих отправок из РФ в Финляндию.
Данный проект послужил основой для подготовки аналогичного пилотного проекта в сфере электронного документооборота по железнодорожным маршрутам Россия – Беларусь.
Развивается электронный документооборот и в сообщении Россия – Латвия. Проект стартовал в апреле текущего года. И уже в мае доля порожних вагонов, оформленных по такой технологии, превысила 51%. Пока система действует только при передаче вагонов из Латвии в Россию. Особенность проекта в том, что взаимодействие ЭТРАН с автоматизированной системой Latvijas dzelzcels налажено при помощи так называемой технологии буферной зоны. В отличие от Финляндии, в Латвии отправки порожняка оформляют по разным с Россией правилам и с использованием различных форм бланков. Поэтому и потребовалось создать своего рода конвертер между двумя системами.
В перспективе эксперимент по организации безбумажного документооборота намечено распространить на перевозки в направлении остальных стран Балтии, а также Казахстана и Киргизии.
Не останавливаясь на достигнутом
Усложнение задач, которое вытекает из развития клиентоориентированных технологий РЖД, заставляет разработчиков совместно с причастными службами ОАО «РЖД» заниматься проблемой повышения отказоустойчивости ЭТРАН. Информационные потоки растут, что, в свою очередь, требует дополнительных аппаратных ресурсов. И в 2012 году ЭТРАН, как сообщили в ГВЦ РЖД, мигрировала на новый, более производительный серверный комплекс, что заложило основу для дальнейшего масштабирования программно-технического комплекса системы.
Дальнейшие перспективы развития ЭТРАН связаны с выходом на новую стадию, где она станет не только средством для оформления накладных и важным компонентом в сети электронного документооборота, но и инструментом маркетинга и аналитики для РЖД, позволяющим более эффективно оценить основные потоки грузоперевозок, провести анализ деятельности грузообразующих территорий и крупных промышленных предприятий и многое другое.
